🗂️ Arşiv Birimi

📋 Arşiv Birimi’nin Görev ve Sorumlulukları

Arşiv Birimi, kurum bünyesinde üretilen veya gelen tüm belgelerin düzenli biçimde saklanmasını, gerektiğinde erişilebilirliğini ve yasal saklama süreleri dolduğunda uygun şekilde devrini sağlamakla sorumludur.

🔸 Temel Görevler

1. Evrak Teslim ve Kontrol

   • Birim arşivine teslim edilmek üzere gelen malzemelerin Arşiv Yönetmeliği’ne uygunluğunu kontrol eder.

   • Uygun olanları imza karşılığında teslim alır.

2. Kayıt ve Muhafaza

   • Teslim alınan arşiv malzemelerinin kaydını tutar ve yönetmeliğe uygun koşullarda muhafaza eder.

3. Uygun Olmayan Evrakların Düzeltilmesi

   • Arşiv yönetmeliğine uygun olmayan dosyaları ilgili birime iade eder ve düzenlenmesini sağlar.

4. Kurum Arşivine Devir İşlemleri

   • Birim arşivinde beş yılını dolduran malzemeleri, mevzuata uygun biçimde kurum arşivine devreder.

5. Evrak Talep ve Takip İşlemleri

   • Talep edilmesi durumunda arşivlik malzemeyi Evrak İstem Formu ile kaydeder, imza karşılığı teslim eder ve iadesini takip eder.

6. Arşiv Güvenliği ve Bakımı

   • Arşiv alanını yangın, su baskını, nem, haşere gibi risklere karşı kontrol altında tutar.

   • Düzenli havalandırma ve temizlik işlemlerini takip eder.

🧾 Amaç

Arşiv Birimi’nin amacı, kurumun yazılı, görsel ve dijital kayıtlarının:

• Düzenli, güvenli ve erişilebilir biçimde saklanmasını sağlamak,

• Mevzuata uygun arşivleme süreçlerini yürütmek,

• Kurumsal bilgi yönetimini desteklemektir.