🎯 Genel Tanım
Satın Alma Birimi; Sağlık Bakanlığı ve Genel Müdürlük birimlerinden gelen her türlü mal, hizmet ve danışmanlık hizmeti alımlarına ilişkin işlemlerin planlanması, yürütülmesi ve koordine edilmesinden sorumludur.
Birim, yapılan alımların mevzuata, sözleşmelere ve kalite standartlarına uygun şekilde gerçekleştirilmesini, muayene ve kabul süreçlerinin doğru yürütülmesini ve ödemeye esas tahakkuk işlemlerinin tamamlanmasını sağlar.
⚙️ Ana Görev ve Sorumluluklar
🔹 1. Planlama ve Koordinasyon
Birim sorumluları için belirlenmiş ortak görevleri yerine getirmek.
Bakanlık ve Genel Müdürlük birimlerinden gelen tüm alım taleplerinin muayene, kabul ve ödeme faaliyetlerinin planlanmasını ve yürütülmesini sağlamak.
Teknik Şartname Hazırlama Komisyonu, Kontrol Teşkilatı ve Muayene-Kabul Komisyonlarını oluşturmak ve Makam onayına sunmak.
Alım süreçlerinde idare, komisyonlar ve yüklenici arasında koordinasyonu sağlamak.
Muayene, kabul ve hakediş raporlarının kontrolünü yaparak tahakkuk sürecine hazır hale getirmek.
Satın alma işlemlerinin sözleşme ve eklerine uygun, zamanında yürütülmesini temin etmek.
🔹 2. Bütçe ve Mali İşlemler
Genel Müdürlüğün cari ve yatırım bütçesinin hazırlanmasını sağlamak.
Bütçe ödeneklerinin kullanımını, dağıtımını ve takibini yapmak.
Bütçe sapmalarını analiz etmek, raporlamak ve mali tabloları oluşturmak.
Önceki mali yılın kesin hesabını çıkarmak ve raporlamak.
Ayrıntılı harcama programı hazırlamak, onay süreçlerini yürütmek ve sisteme kaydetmek.
E-Bütçe sistemi üzerinden ödenek istemi, aktarımı ve icmal hazırlama işlemlerini yürütmek.
Bütçe kayıtlarını düzenli tutmak ve mali istatistikleri oluşturmak.
🔹 3. Ödeme ve Tahakkuk İşlemleri
Satın alma süreçlerinde ödeme taleplerini incelemek, kontrol etmek ve ödemeye uygun hale getirmek.
Yurt içi ve yurt dışı görevlendirmelere ilişkin yolluk ödemelerini yapmak.
Avans ve kredi işlemleriyle ilgili harcama talimatı düzenlemek, avans açma ve mahsup işlemlerini yürütmek.
İnternet, telefon vb. faturaların ödenmesini sağlamak.
Danışmanlık hizmetleri kapsamında (örneğin Dünya Bankası Projeleri) hakediş ödemelerini hazırlamak ve gerçekleştirmek.
Döner Sermaye kapsamında yapılan ödemelerle ilgili KDV tevkifatı ve muhtasar beyannameleri hazırlamak ve vergi dairesine iletmek.
Hazine payı ve ilgili ödemelerin zamanında yapılmasını sağlamak.
🔹 4. Hukuk ve Mevzuat Takibi
Hukuk Müşavirliği tarafından gönderilen haciz, mahkeme kararı vb. yazıların gereği için araştırma yapmak ve yanıtlamak.
Görev alanına ilişkin mevzuat değişikliklerini düzenli olarak izlemek ve uygulamak.
Mevzuata aykırı durumlarda düzeltici veya önleyici faaliyetlerin yürütülmesine katkı sağlamak.
🔹 5. Raporlama, Arşiv ve Bilgi Yönetimi
Satın alma faaliyetlerine ilişkin tüm dokümanların düzenli arşivlenmesini sağlamak.
Faaliyetlere ilişkin rapor, mali tablo ve belgeleri hazırlamak, dosyalamak ve gerektiğinde sunmak.
Bilgi güvenliği ve gizlilik kurallarına uygun hareket etmek.
İç kontrol sistemi gereklerine uygun biçimde işlem yürütmek ve kalite standartlarını korumak.
🔹 6. Kurumsal Katılım ve Sürekli İyileştirme
Yönetici tarafından görevlendirildiği toplantı, eğitim, komisyon ve komitelerde görev almak.
Çalışma süreçlerinde sürekli iyileştirme kapsamında “Düzeltici” ve “Önleyici” faaliyetlere katılmak.
İş sağlığı ve güvenliği kurallarına uymak, çalışma arkadaşlarının da bu kurallara riayet etmesini sağlamak.
Sorumlu olduğu işlerin kalitesinden bireysel olarak sorumluluk almak.
🧾 Sonuç
Satın Alma Birimi, sağlık tesisinin tüm malzeme, hizmet ve danışmanlık ihtiyaçlarının şeffaf, etkin, yasalara uygun ve sürdürülebilir şekilde karşılanmasını sağlar.
Bu süreçte bütçe, ihale, kontrol ve ödeme işlemlerinin düzenli yürütülmesi, sağlık hizmetlerinin kesintisiz devamı için büyük önem taşır.